Kinh nghiệm sử dụng máy photocopy tiết kiệm tiền $$$

Những việc đơn giản như: vô tình in ra quá nhiều bản sao, các bản sao in ra bị tối, nội dung ít  in lên khổ giấy quá to,... tính trên số lượng bản in nhỏ lẻ thì không thấy ảnh hưởng gì đến chi phí kinh doanh của bạn nhưng với số lượng bản in lớn, tần suất  in ấn thường xuyên thì việc đơn giản này lại tạo nên một khoản chi phí rất lớn. Và mất thời gian. Dưới đây là một số kinh nghiệm sử dụng máy photocopy giúp bạn tránh những lỗi đơn giản mà lại tốn tiền này: 

- Hãy in một bản sao thử nghiệm
Hãy  luôn luôn in trước một bản sao thử nghiệm. Nếu bạn cần 30 bản sao của một tài liệu, hãy in 1 bản trước tiên rồi rà soát lại và chắc chắn rằng nó đầy đủ, chính xác để không gặp phải kết cục là cả 30 bản sao đều bị thiếu nội dung, bản in quá tối hay không sử dụng được. Làm được điều này sẽ giúp bạn loại bỏ 100% rủi ro bị mất 30 trang giấy và 5 phút in lại. ( Chưa kể bị sếp mắng là làm việc không đến nơi đến chốn). 

- Tiết kiệm giấy bằng chức năng thu nhỏ
Nếu bạn đang sao chép các trang của một cuốn sách hay có nhiều trang để sao chép, hãy cố gắng giảm số trang xuống với chức năng thu nhỏ trên máy photocopy bằng cách như sau: 

-  Sử dụng chức năng thu nhỏ trên máy photocopy để giảm kích thước trang xuống 50% (hoặc phù hợp với nhu cầu của bạn) 

- Chọn tùy chọn in 2 trang trên 1 tờ giấy. 

- Bạn có các bức ảnh nhỏ cần sao chép, hãy sắp xếp các bức ảnh cạnh nhau trên tấm kính của máy photocopy để tạo ra 1 bản in thay vì 2.

- Kiểm tra các tùy chọn trước khi in

Máy photocopy có loại sau khi photocopy xong ngay lập tức tự động thiết lập lại chế độ ban đầu, cũng có loại máy vẫn để nguyên chế độ của bản in trước đó chỉ thay đổi khi được thiết lập lại. Thế nên, bạn cần cẩn thận kiểm tra lại tất cả các chế độ trước khi nhấn nút in để tránh trường hợp bị mất 30 trang giấy như khi không in 1 bản sao thử nghiệm. 

- Nhấn nút tiết kiệm điện năng
Máy photocopy  tiêu thụ điện năng ngay cả khi chúng không được sử dụng. Nếu máy photocopy có tùy chọn tiết kiệm điện năng, hãy nhấn nút "Power Save" sau mỗi lần sử dụng. Sau khi nhấn nút này máy photocopy sẽ đi vào chế độ "ngủ đông" và tiêu thụ ít điện năng hơn khi nó không được sử dụng. Các văn phòng lớn, nơi mà máy photocopy được sử dụng thường xuyên suốt cả ngày làm việc hãy chú ý,  tắt máy để tiết kiệm điện năng không phải là một lựa chọn hiệu quả.

Cách nhận biết mực in HP chính hãng

Có 2 cách để nhận biết mực in HP chính hãng:

1. Thông qua các đặc điểm nhận dạng trên tem chống hàng giả (áp dụng cho mực in laser & mực in phun)
2. Kiểm tra bằng phần mềm xác thực mực chính hãng tại website www.hp.com/go/tonercheck (áp dụng với các hộp mực laser sản xuất từ tháng 10/2011 & một số dòng máy được hỗ trợ)

Chi tiết:

1. Kiểm tra thông qua tem

Khi mua mực chính hãng HP, việc đầu tiên cần làm là kiểm tra tem dán ở các cạnh hộp mực có còn nguyên vẹn hay không?

-  Kiểm tra tem chống hàng giả của HP Việt Nam (Tem “Cào để có mật mã”)
+ Phần cào để có mật mã là lớp tráng vàng hoặc tráng bạc có thể đổi màu dưới các góc nhìn khác nhau thay vì chỉ một màu với một sắc độ (Trên phần cào có chữ “SCRATCH HERE” hoặc chữ “SECURE” & hình chìa khóa”)
+  Phần đuôi tem đổi màu dưới các góc nhìn khác nhau thay vì chỉ một sắc độ như tem giả.

+ Cào để có mật mã, sau đó truy cập: www.checkgenuine.com

- Kiểm tra tem chống hàng giả của HP toàn cầu (tem holographic màu trắng & xanh)

+ Nghiêng hộp mực theo hướng lên – xuống: chữ OK và dấu tick (giống chữ V) chuyển động ngược chiều nhau.

+ Nghiêng hộp mực theo hướng phải – trái: chữ OK và dấu tick (giống chữ V) chuyển động cùng chiều nhau.

+ Có thể dùng smartphone để scan mã QR trên tem holographic. Khi nhìn thấy xác minhOK trên điện thoại, bạn có thể chắc chắn rằng mình đã mua mực HP chính hãng. Nếu không có thiết bị đọc mã QR, truy cập HP.com/go/ok, nhập số seri trên tem chống hàng giả, hệ thống sẽ báo kết quả ngay sau đó.

2. Kiểm tra bằng phần mềm xác thực mực chính hãng

Đối với các hộp mực in laser được sản xuất từ tháng 10/2011, bạn có thể kiểm tra đó có phải là mực in chính hãng hay không bằng cách sau:

- Lắp hộp mực vào máy in.

- Kết nối máy tính & máy in.

Kết nối máy tính với Internet, truy cập trang: www.hp.com/go/tonercheck, tải phần mềm về máy, chạy phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ giúp bạn xác minh đó có phải là mực in chính hãng hay không?

Ngoài ra, nếu có bất kì thắc mắc nào liên quan đến vấn đề xác thực mực chính hãng, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với HP thông qua số điện thoại: (08) 38234151 – Ext: 8119 hoặc đặt câu hỏi ngay tại Facebook HP Vietnam.

Cách nhận biết mực in Canon chính hãng

Các chi tiết trên bao bì như màu sắc, bàn tay hình mẫu trên hình nền của Hp hay Canon, vật liệu làm hộp, các răng cưa của hộp mực… của hàng giả gần như giống với hàng chính hãng 90%. Tem chống hàng giả của hàng nhái cũng rất giống hàng chính hãng, dùng mắt thường rất khó nhận ra, nếu không chú ý bạn rất dễ mua phải hàng giả. Dưới đây là cách nhận biết chính hãng một cách dễ dàng qua tem chống hàng giả và chữ in trên bao bì của Canon. 

• Khi mua hộp mực máy in Laser của Canon bạn dễ dàng nhìn thấy tem chống hàng giả của Canon, được bố trí bên cạnh hộp.

• Chữ trên hộp được in sắc nét.

• Kể từ 2014 tất cả các sản phẩm canon bao gồm mực in và đầu phun máy in Canon đều được dán tem chống hàng giả của Canon trên hộp giấy bên ngoài .

• Tem chống hàng giả Canon là dạng tem phản chiếu đổi màu theo từng góc nhìn khác nhau (tem bảy màu).Khi thay đổi góc nhìn thì logo Canon chìm se hiện lên và có các đường vân dạng hình Sin 

• Bên trong khi khui hộp giấy ra , sản phẩm phải năm trong bao nhựa được ép kín màu nâu hoặc nâu đen , trên bao bì có in mã vạch  :

Những câu hỏi cần trả lời khi mua máy photocopy cũ.

1 số cách kiểm tra đơn giản khi mua máy photocopy cũ:
- Tháo, mở nắp máy (phía sau, phía trước) xem có bị bám bẩn, mực có rơi ra ngoài nhoe nhoét hay sạch sẽ, các miếng ốp nhựa (ở cụm sấy, duplex, cụm mực, cụm trống v.v...) có bị tháo rời bỏ đi hoặc thiếu ko?
- Nhìn vào các bo mạch, main mảng phía sau xem có bẩn hay sạch sẽ, có bị mất con ốc nào ko (Đôi khi bị thay thế nhiều, sửa chữa nhiều thì thợ "chán" ko buồn lắp hết các con ốc)
- Nghiêng ngó sâu vào bên trong xem hệ thống dây curoa - bánh nhông (bánh răng), buli moto v.v... có bị bào mòn quá ko? Có còn chút mỡ chịu nhiệt nào bám vào đó ko?
- Nhấc cụm trống, cụm beo, cụm hộp từ ra kiểm tra, quay tay xem nhẹ hay nặng? Cụm từ có đều sợi lông từ hay ko, quay tay có bị văng mực ra ko?v.v...
- Bật máy, chạy thử xem máy chạy êm hay có bị kêu, bị rít ko? Nếu có kêu, rít thì ở phần nào? Có quan trọng hay ko?
- Kiểm tra chất lượng bản in: mức độ đen của chữ, độ trắng của nền giấy…
- Kiếm vài chục tờ bản gốc xấu, hơi nhăn 1 tí để chạy thử ADF, chạy 2 mặt để kiểm tra duplex, chạy các khay khác nhau (trong đó có cả khay tay).
- Phóng to, thu nhỏ (to nhất và nhỏ nhất và ở giữa) xem chất lượng bản chụp thế nào? có đều nhau không hay chỗ đậm chỗ nhạt?

- Kiểm tra model: Không nên chọn model quá cũ . Vì Model máy mới sẽ được nhà sản xuất cải tiến thêm nhiều tiện ích cho người dùng và khắc phục những điểm yếu của dòng máy cũ. Nếu model quá cũ, quá lỗi thời -> năng suất lao động chậm chạp hơn so với đối thủ. 

- Chọn model máy thông dụng để dễ dàng mua link kiện, mực khi cần sửa chữa, thay thế. 

- Số lượng bản sao, bản chụp đã thực hiện. 

- Kiểm tra chế độ bảo hành: Thời gian bảo hành trong bao lâu. Trong thời đầu bạn chưa sử dụng quen máy, máy cũ có nhiều cái trục trặc nên rất cần thiết sự nhiệt tình hỗ trợ từ phía nhà cung cấp.

- Bên ngoài, vỏ máy: màu sắc máy như thế nào, lớp vỏ bên ngoài có bị gãy vỡ hay không và có được thay thế linh kiện bị hư chưa?

Sau khi kiểm tra sơ bộ như trên mà đạt yêu cầu, cộng với chỗ quen biết và cộng với chút may mắn, bạn sẽ tìm được con máy ưng ý. :)

Các chức năng rời, có thể chọn thêm khi mua máy photocopy

Hiện nay, các loại máy photocopy kỹ thuật số được tích hợp rất nhiều chức năng kèm theo, các chức năng này được các công ty tích hợp sẵn trong máy hoặc bạn phải chọn thêm. Và có loại máy bạn có thể nâng cấp một cách dễ dàng, một số loại máy lại không thể nâng cấp thêm chức năng mới hoặc nâng cấp phí rất cao, chưa kể khi nâng cấp sẽ mất thêm chi phí tiền công lắp đặt. Việc lựa chọn các chức năng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí và mang lại rất hiệu quả công việc.

Ví dụ:

• Máy photocopy có chức năng photo và in ngay từ đầu sẽ rẻ hơn rất nhiều so với máy chỉ có chức năng photo và gắn thêm chức năng in.Bạn có nhu cầu in khổ A3, thì việc lựa chọn máy photocopy, tích hợp thêm chức năng in sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí và diện tích so với mua 1 máy chỉ có chức năng photo và mua thêm 1 máy in khổ A3 (trị giá trên 1.000 USD và mực in lại rất mắc so với mực photocopy).
•  

Các chức năng của máy photocopy mà bạn có thể cân nhắc để chọn lựa khi mua:

Chức năng	Hình ảnh	Giải thích
Bộ nạp và đảo bản gốc		Máy photocopy của bạn có thể photo tự động copy 2 mặt chỉ với 1 nút bấm
Bộ đảo mặt bản sao tự động		Bộ phận chọn thêm này cho phép máy photocopy của bạn in được 2 mặt
Kệ kê máy		Kệ kê máy giúp máy photocopy của bạn dễ dàng di chuyển, hơn nữa còn có thêm khay đựng đồ rất tiền lợi.
Khay giấy chọn thêm		Thông thường, một máy photocopy chỉ có 1 khay, 2 khay giấy với số lượng tờ phù hợp với tốc độ in nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế của các cơ quan, doanh nghiệp => bạn cần chọn thêm khay để giấy. Tuy nhiên, tùy từng loại máy, tốc độ máy khác nhau mà lựa chọn khay giấy chọn thêm sao cho phù hợp.
Bộ phận in mạng và scan màu		Máy photocopy của bạn có thêm chức năng in qua cổng usb và chức năng scan màu. Trước khi in bạn không cần phải copy hoặc tải dữ liệu.
Bộ phận hoàn thiện bản sao		Đây là chức năng tự động phân loại và đóng quyển cho bản photocopy. Sử dụng khi cần photocopy với số lượng lớn, photocopy sách,…

Tại sao nên chọn mực in chính hãng?????

1. Mực in chính hãng giúp bạn tiết kiệm được chi phí

Hãng Gartner từ lâu đã khuyên các khách hàng của họ nên kiểm soát hệ thống in ấn tại văn phòng và giảm 10% đến 30% mức chi phí in ấn bằng việc không sử dụng các vật tư in ấn không chính hãng. Theo một nghiên cứu của InfoTrends do HP ủy thác vào năm 2012 thì có tới hơn 90% sản phẩm mực in phun và laser không chính hãng là không được sử dụng lại vì nhà sản xuất không đầu tư cho việc thu lại và tái chế vỏ hộp mực sau sử dụng.

Các nghiên cứu do HP ủy thác cho thấy mực in chính hãng mang lại độ tin cậy và cho chất lượng bản in tốt hơn giúp giảm hao phí và những phiền toái gây ra bởi những bản in chất lượng kém do sử dụng mực không chính hãng.

Chẳng hạn, các kết quả thử nghiệm cho thấy hộp mực in phun chính hãng của HP hoạt động hiệu quả 100% và tạo gấp đôi số trang in, các hộp mực in HP Laserjet chính hãng cũng hoạt động tốt ngay lần đầu hay ở bất kỳ lần thử nghiệm nào, trong khi 1/3 số trang in từ hộp mực in không chính hãng có kết quả rất hạn chế hoặc hoàn toàn không sử dụng được.

Các kết quả thử nghiệm cho thấy hộp mực in phun chính hãng hoạt động hiệu quả 100% và tạo ra gấp đôi số trang in, các hộp mực in HP Laserjet chính hãng cũng hoạt động tốt ngay lần đầu hay ở bất kỳ lần thử nghiệm nào, trong khi 1/3 số trang in từ hộp mực in không chính hãng có kết quả rất hạn chế hoặc hoàn toàn không sử dụng được.

2. Mực in chính hãng chất lượng bao giờ cũng tốt hơn

Trên thực tế, các hộp mực phun và laser không chính hãng qua thử nghiệm cho ra các bản in lỗi như bị kẻ sọc, loang lổ và bị mờ. Việc lựa chọn mực không chính hãng cũng thường dẫn đến việc hộp mực bị hỏng sớm hoặc không sử dụng được khi vừa mới mua về.

Phải in lại những bản in hỏng tiêu tốn thời gian, công sức và nguồn lực cũng như chi phí. Đối với công việc văn phòng, những bản in không sử dụng được có thể dẫn tới việc trễ hạn, phải gửi những tài liệu in chất lượng thấp đến cho khách hàng và gây ảnh hưởng tiêu cực đến lợi ích chung của công ty.

Khi tính đến những chi phí tiềm ẩn của việc phải in lại những bản in lỗi, phải thay thế những hộp mực không sử dụng được và mua thêm hộp mực để in tiếp thì việc sử dụng những hộp mực không chính hãng khiến cho chi phí trở nên đắt đỏ hơn. Ngoài ra, khách hàng sử dụng hệ thống in tiết kiệm mực còn có thể tận hưởng chất lượng và độ tin cậy của thương hiệu mực in chính hãng chỉ với chi phí vận hành rất thấp, tương đương hai trăm ngàn đồng cho 600 trang in.

3. Mực in chính hãng thân thiện với môi trường

Những khách hàng mong muốn có được một giải pháp in ấn tiết kiệm và đáng tin cậy đáp ứng các tiêu chuẩn tác động đến môi trường có thể yên tâm lựa chọn mực in chính hãng thay vì lựa chọn mực không chính hãng. Chẳng hạn với HP Planet Partners, không có bất cứ hộp mực in chính hãng nào của HP sau khi sử dụng bị đem vứt bỏ ra bãi rác. Theo kết quả điều tra, có tới hơn 90% sản phẩm mực in phun và laser không chính hãng là không được sử dụng lại vì nhà sản xuất không đầu tư cho việc thu lại và tái chế vỏ hộp mực sau sử dụng.

Thông qua chương trình Planet Partners, tất cả các vỏ hộp mực chính hãng của HP được hoàn trả lại hãng sau khi sử dụng đều được đưa vào dây chuyền tái chế chính thức với nhiều công đoạn. Dây chuyền tái chế “hoàn toàn khép kín” các vỏ hộp mực in phun và laser của HP sẽ tận dụng vật liệu nhựa từ các hộp mực in nguyên gốc và các nguyên liệu hữu ích còn lại sau quá trình sử dụng để tạo ra các vỏ hộp mực mới. Chương trình này đã giúp giảm lượng rác thải ra tại các bãi tương đương hơn 1.000 xe tải rác vào năm 2011.

HP cũng thiết kế các hộp mực để có thể tận dụng lại các nguyên liệu và vẫn đảm bảo độ tin cậy và chất lượng in ấn tốt nhất. Đối với các hộp mực in phun sử dụng nguyên liệu tái chế, đến 70% vỏ các hộp mực đó được làm từ nguyên liệu nhựa tái sử dụng. Đối với các khay mực in laser cho máy in HP LaserJet tận dụng vật liệu tái chế, có tới 20% số này được làm từ các nguyên liệu tái sử dụng.

Mua máy photocopy một cách thông minh

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều dòng máy photocopy khác nhau của các hãng nổi tiếng như: Toshiba, Ricoh, Xerox… được bán rất nhiều tại các nhà phân phối, đại lý hay các công ty Thiết bị văn phòng. Vậy làm thế nào bạn có thể chọn được chiếc máy photocopy phù hợp với nhu cầu, sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho đơn vị mình.

Điều đầu tiên và quan trọng nhất khi chọn mua một chiếc máy photocopy là xác định nhu cầu. Bạn có thể xác định nhu cầu của mình bằng việc trả lời câu hỏi sau:

• Nơi đặt máy photocopy rộng hay hẹp. Doanh nghiệp, công ty, văn phòng hay trường học,... có quy mô lớn, vừa hay nhỏ?
• Bạn thường xuyên sử dụng các chức năng photo, in, scan, fax hay đơn thuần chỉ photocopy?
• Công ty bạn có nhiều phòng ban hay không? Có cần thiết quản lý số lượng bản chụp, tần suất sử dụng máy với từng cá nhân, phòng ban bằng tài khoản đăng nhập hay không?

Xác định ngân sách để mua một chiếc máy photocopy là bao nhiêu?

Nếu bạn đang có ý định chọn mua một chiếc máy photocopy, việc đầu tiên cần làm sau khi đã xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp, bạn hãy dự trù kinh phí tối đa của mình. Sau đó, bạn tìm hiểu về giá cả của các dòng sản phẩm, và tính năng đi kèm của chúng. Hai điều này luôn đi song song với nhau. Tiền nào của nấy, bạn không thể nào chọn được một chiếc máy photocopy với đầy đủ mọi tính năng, tốt nhất thị trường, mà giá lại rẻ nhất.

Về chức năng

- Một chiếc máy photocopy tầm thấp thường không có chức năng copy tự động 2 mặt và in 2 mặt, do đó bạn phải lựa chọn thêm, các bộ phận đó gọi là “option”. Có các loại option như:

• DADF (tùy từng hãng có cách gọi khác nhau như ADF, DF,…)
• Bộ nạp và đảo bản gốc tự động; Duplex-bộ đảo bản sao (bản chụp)
• Card in mạng (thường thì chọn thêm bộ phận này máy sẽ có thể scan màu mạng)
• Bo mạch Fax-biến chiếc máy photo của bạn thành một máy Fax; khay giấy chọn thêm; bộ hoàn tất bản sao,….

- Các máy photo tầm trung, giá thành cao thường có sẵn Duplex, đôi khi có những máy đã có cả DADF (nhưng nhìn chung là bạn phải lựa chọn thêm). Giá đắt hoặc rẻ bất thường đều có lý do.  Bạn nên hỏi kỹ nhà cung cấp trước khi mua là máy đã có DADF và Duplex hay chưa để tránh những trường hợp đáng tiếc.

 (Tham khảo tại bài:"Các chức năng rời, có thể chọn thêm khi mua máy photocopy")

Tìm hiểu về các dòng máy. Hiện nay trên thị trường có nhiều hãng nổi tiếng như: Canon, HP, Ricoh, Xerox,…Bạn có thể tham khảo các sản phẩm có giá và nhu cầu phù hợp tại các website. Sau đó hãy so sánh về tính năng và giá thành để lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất.

Khi mua hàng, bạn nên hỏi nhà cung cấp những câu hỏi sau:

• Tôi có nhu cầu, cần chức năng như thế này thì nên chọn mua thương hiệu nào, mã máy nào?
• Tôi có tầm tiền này thì nên chọn loại máy nào, thương hiệu nào?
• Theo anh/chị thì loại máy này so với các sản phẩm cùng loại khác có gì đặc biệt?

Khi có được lời tư vấn, bạn tìm hiểu thêm về dòng máy đó:

• Máy có cài chip đếm gì không?
• Mực máy này chạy được bao nhiêu bản, giá của mỗi hộp mực?
• Linh kiện thay thế của máy này có đắt không, có thay thế rời từng bộ phận được không, tuổi thọ của các linh kiện như trống, gạt, cartridge như thế nào…Việc tìm mua, thay thế mực, link kiện có dễ dàng không?
• =>  Bạn nên hỏi thật sâu phần này. Vì sau này dùng máy, mực bạn phải đổ thường xuyên, chi phí mực cũng ảnh hưởng đến chi phí chung của doanh nghiệp. Linh kiện thay thế cũng rất thường xuyên, nếu linh kiện đắt, khó tìm thì chi phí phải chi ra cho cả đời một chiếc máy là khá lớn.

Sau khi đã chọn được loại máy photocopy ưng ý, hãy tìm hiểu nhà cung cấp, nơi bạn dự định sẽ mua hàng về chính sách cũng như ưu đãi. Vì khi máy hỏng, không có kỹ thuật chuyên trách buộc bạn chỉ trông chờ vào kỹ thuật của nhà cung cấp thôi. 

• Thời gian bảo hành như thế nào?
• Dịch vụ bảo trì ra sao?
• Khi phát sinh nghiệp vụ thì cam kết sau bao lâu sẽ có mặt để khắc phục sự cố?
• Tất cả những điều này có thể đưa vào hợp đồng được không?

Bạn cũng có thể áp dụng kinh nghiệm này với máy fax, máy in, ... 

Chúc bạn sớm mua được máy ưng ý.