Hiện nay trên thị trường có rất nhiều dòng máy photocopy khác nhau của các hãng nổi tiếng như: Toshiba, Ricoh, Xerox… được bán rất nhiều tại các nhà phân phối, đại lý hay các công ty Thiết bị văn phòng. Vậy làm thế nào bạn có thể chọn được chiếc máy photocopy phù hợp với nhu cầu, sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho đơn vị mình.
Điều đầu tiên và quan trọng nhất khi chọn mua một chiếc máy photocopy là xác định nhu cầu. Bạn có thể xác định nhu cầu của mình bằng việc trả lời câu hỏi sau:
- Nơi đặt máy photocopy rộng hay hẹp. Doanh nghiệp, công ty, văn phòng hay trường học,... có quy mô lớn, vừa hay nhỏ?
- Bạn thường xuyên sử dụng các chức năng photo, in, scan, fax hay đơn thuần chỉ photocopy?
- Công ty bạn có nhiều phòng ban hay không? Có cần thiết quản lý số lượng bản chụp, tần suất sử dụng máy với từng cá nhân, phòng ban bằng tài khoản đăng nhập hay không?
Xác định ngân sách để mua một chiếc máy photocopy là bao nhiêu?
Nếu bạn đang có ý định chọn mua một chiếc máy photocopy, việc đầu tiên cần làm sau khi đã xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp, bạn hãy dự trù kinh phí tối đa của mình. Sau đó, bạn tìm hiểu về giá cả của các dòng sản phẩm, và tính năng đi kèm của chúng. Hai điều này luôn đi song song với nhau. Tiền nào của nấy, bạn không thể nào chọn được một chiếc máy photocopy với đầy đủ mọi tính năng, tốt nhất thị trường, mà giá lại rẻ nhất.
Về chức năng
- Một chiếc máy photocopy tầm thấp thường không có chức năng copy tự động 2 mặt và in 2 mặt, do đó bạn phải lựa chọn thêm, các bộ phận đó gọi là “option”. Có các loại option như:
- DADF (tùy từng hãng có cách gọi khác nhau như ADF, DF,…)
- Bộ nạp và đảo bản gốc tự động; Duplex-bộ đảo bản sao (bản chụp)
- Card in mạng (thường thì chọn thêm bộ phận này máy sẽ có thể scan màu mạng)
- Bo mạch Fax-biến chiếc máy photo của bạn thành một máy Fax; khay giấy chọn thêm; bộ hoàn tất bản sao,….
- Các máy photo tầm trung, giá thành cao thường có sẵn Duplex, đôi khi có những máy đã có cả DADF (nhưng nhìn chung là bạn phải lựa chọn thêm). Giá đắt hoặc rẻ bất thường đều có lý do. Bạn nên hỏi kỹ nhà cung cấp trước khi mua là máy đã có DADF và Duplex hay chưa để tránh những trường hợp đáng tiếc.
(Tham khảo tại bài:"Các chức năng rời, có thể chọn thêm khi mua máy photocopy")
Tìm hiểu về các dòng máy. Hiện nay trên thị trường có nhiều hãng nổi tiếng như: Canon, HP, Ricoh, Xerox,…Bạn có thể tham khảo các sản phẩm có giá và nhu cầu phù hợp tại các website. Sau đó hãy so sánh về tính năng và giá thành để lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất.
Khi mua hàng, bạn nên hỏi nhà cung cấp những câu hỏi sau:
- Tôi có nhu cầu, cần chức năng như thế này thì nên chọn mua thương hiệu nào, mã máy nào?
- Tôi có tầm tiền này thì nên chọn loại máy nào, thương hiệu nào?
- Theo anh/chị thì loại máy này so với các sản phẩm cùng loại khác có gì đặc biệt?
Khi có được lời tư vấn, bạn tìm hiểu thêm về dòng máy đó:
- Máy có cài chip đếm gì không?
- Mực máy này chạy được bao nhiêu bản, giá của mỗi hộp mực?
- Linh kiện thay thế của máy này có đắt không, có thay thế rời từng bộ phận được không, tuổi thọ của các linh kiện như trống, gạt, cartridge như thế nào…Việc tìm mua, thay thế mực, link kiện có dễ dàng không?
- => Bạn nên hỏi thật sâu phần này. Vì sau này dùng máy, mực bạn phải đổ thường xuyên, chi phí mực cũng ảnh hưởng đến chi phí chung của doanh nghiệp. Linh kiện thay thế cũng rất thường xuyên, nếu linh kiện đắt, khó tìm thì chi phí phải chi ra cho cả đời một chiếc máy là khá lớn.
Sau khi đã chọn được loại máy photocopy ưng ý, hãy tìm hiểu nhà cung cấp, nơi bạn dự định sẽ mua hàng về chính sách cũng như ưu đãi. Vì khi máy hỏng, không có kỹ thuật chuyên trách buộc bạn chỉ trông chờ vào kỹ thuật của nhà cung cấp thôi.
- Thời gian bảo hành như thế nào?
- Dịch vụ bảo trì ra sao?
- Khi phát sinh nghiệp vụ thì cam kết sau bao lâu sẽ có mặt để khắc phục sự cố?
- Tất cả những điều này có thể đưa vào hợp đồng được không?
Bạn cũng có thể áp dụng kinh nghiệm này với máy fax, máy in, ...
Chúc bạn sớm mua được máy ưng ý.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét